S šikovnou funkcí Excelu si ušetříte spoustu práce i času. Po zadání vyhledávaného pojmu tabulkový kalkulátor automaticky vyplní příslušná data a informace.
Funkce »SVYHLEDAT« se hodí zejména v případech, kdy v Excelu pracujete s velkými objemy dat, složenými z různých oblastí. Manuální vyhledávání informací je totiž nejen časově náročné a únavné, ale také při něm často dochází k chybám. Uveďme si příklad: máme tabulku s produktovými čísly a názvy produktů. Na jiném místě budeme mít informace jako produktová čísla, počet položek na skladě, ceny a krátké popisy jednotlivých produktů. A nyní, když zadáte vyhledání podle produktového čísla, vyhledá Excel s použitím funkce »SVYHLEDAT« relevantní data ve zdrojové tabulce a doplní je na příslušná místa druhé tabulky.
Nejdůležitější je, aby byl vyhledávaný pojem, pro který použijete funkci »SVYHLEDAT«, zadán naprosto přesně. Mělo by tedy jít například o zákaznické číslo, produktové číslo nebo třeba jasně specifikovaný název. Pokud je ve zdrojové tabulce více položek se stejným obsahem, skončí vyhledávání hned u první, která bude odpovídat zadání. Proto není vhodné používat funkci »SVYHLEDAT« například pro vyhledávání zákazníků podle roku narození. Samozřejmě je velmi pravděpodobné, že se v dlouhém seznamu zákazníků budou data narození opakovat. Náš jednoduchý příklad ukazuje, jak funkce »SVYHLEDAT« v praxi funguje. Naše zdrojová tabulka přitom bude obsahovat přehled členů sportovního klubu s jejich členským číslem, jménem a příjmením, adresou, rokem narození a také informací o tom, jakému sportu se věnují.
Jak na to
1 Vytvoření testovací tabulky
Na začátek excelového listu vytvoříme malou tabulku, která bude mít v buňce »B1« prostor pro vložení členského čísla a pod ním bude prostor pro výpis detailních údajů o jednotlivých členech klubu. Ukázková zdrojová data vložíme do buněk »A14« až »H20«. Členská čísla záměrně nejsou setříděna a zdrojová data mohou být umístěna prakticky kdekoli - třeba i na jiném listu souboru.
2 Výběr ze seznamů zabrání chybám při zadávání
Abychom se vyhnuli chybám při zadávání členských čísel, vytvoříme v buňce »B1« seznam, ze kterého budeme z existujících čísel vybírat. Díky tomu nebude možné zadat neplatné členské číslo. Klikněte do buňky »B1«, přejděte na kartu »Data« a zde použijte funkci »Ověření dat« z části »Datové nástroje«. V nově otevřeném okně zvolte pod nabídkou »Povolit« hodnotu »Seznam«. Pak klikněte do řádku »Zdroj« a ve zdrojové tabulce označte buňky s členskými čísly. V našem případě jde o buňky od »A16« do »A20«. Zvolená oblast se automaticky vloží do řádku »Zdroj« a vám pak stačí jen potvrdit zadání tlačítkem »OK«. Vedle buňky »B1« se objeví malá šipka, která otevře seznam dostupných členských čísel.
3 Příprava funkce
Klikněte do buňky »B2«, kde by se mělo po výběru členského čísla objevit jméno člena klubu. V našem případě jde o hodnoty z druhého sloupce zdrojové tabulky. Po volbě členského čísla vyhledá funkce »SVYHLEDAT« příslušné jméno člena, které zobrazí v přehledové tabulce. Zadejte tedy do buňky »B2« vzorec »ZSVYHLEDAT($B$1;$A$16:$H$20;2;«. Číslo »2« na konci znamená, že se budou prohledávat hodnoty ve druhém sloupci. Informace o buňce »B1« a oblasti zdrojové tabulky, ze které bude funkce čerpat data, musí být uvedena přesně a s absolutními odkazy. Jen pozor: vzorec ještě není kompletní, takže nemačkejte [Enter].
4 Přizpůsobení funkce
V dalším kroku musí být do našeho vzorce přidán výraz »NEPRAVDA«, který je důležitý kvůli tomu, že naše tabulka není setříděna podle zmíněných členských čísel. Celý vzorec tedy bude mít následující podobu: »ZSVYHLEDAT($B$1;$A$16:$H$20;2;NEPRAVDA)«. Pak už můžete klepnutím na [Enter] potvrdit vložení vzorce s funkcí »SVYHLEDAT«. Nedivte se tomu, že se v buňce »B2« zobrazí chybová hodnota »#######«. Problém se vyřeší v okamžiku, kdy z otevíracího seznamu v buňce »B1« vyberete členské číslo.
5 Kopírování funkce
Zkopírujte nyní vzorec do buňky »B3«, kam se má automaticky zadávat příjmení. Data se budou čerpat ze třetího sloupce zdrojové tabulky, takže je nutné změnit poslední číslo ve vzorci z dvojky na trojku. Vše ostatní zůstane nezměněno. Postup opakujte i pro buňky od »B4« do »B8«, když vždy zkopírujete vzorec a upravíte poslední číslo označující sloupec, ze kterého vzorec získává data. To znamená, že v poslední buňce »B8« bude vzorec »ZSVYHLEDAT ($B$1;$A$16:$H$20;8;NEPRAVDA)«. V buňkách se vzorci nyní uvidíte chybový výsledek »#######«. To se ale změní, jakmile ze seznamu v buňce »B1« zvolíte některé členské číslo.
O autorovi| ELMAR FRIEBE, RADEK KUBEŠ, autor@chip.cz