Webová kancelář
Kancelářské programy míří ze stolních počítačů na internet a mění pohled na práci s dokumenty. Víte, který software stojí za vyzkoušení?
PETR KRATOCHVÍL
Za posledních deset let se většina programů změnila k nepoznání – stále výkonnější počítače a náročnější požadavky uživatelů měly za následek revoluční změny, a to jak z hlediska vzhledu, tak i ovládání. Jednou z mála softwarových oblastí, ve které probíhá spíše drobná evoluce, jsou kancelářské programy. Porovnáte-li například Word 97 s aktuální verzí, kromě vzhledu příliš mnoho rozdílů nenajdete. Nyní ale nastal čas na radikálnější změnu.
Z kanceláře na internet
Koncepce práce s dokumenty byla před několika lety prostá – na lokálním počítači byl vytvořen jednoduchý textový dokument (tabulka či prezentace), který byl posléze vytištěn nebo nahrán na disketu a předán kolegovi či nadřízenému. S rozvojem sítí a především internetu se však tento princip změnil – vytištěné dokumenty jsou dnes spíše raritou a stále častěji tato data putují e-mailem. Neustále také roste podíl týmové práce, takže není výjimkou, když na jednom dokumentu pracuje několik uživatelů – často z různých míst. Bylo tedy logickým krokem přesunout kancelářské programy z disků počítačů přímo na internet. Ještě donedávna tomu ale bránila celá řada problémů: obava o bezpečnost, vyšší nároky na výkon počítače a především rychlost internetu. Rychlý rozvoj technologií za poslední dekádu ale přesun tohoto softwaru na web konečně umožnil.
Od Notepadu k multimédiím
Samotný vývoj internetových kancelářských aplikací ale nebyl tak snadný, jak se může na první pohled zdát. Jako první se (tehdy ještě) na pomalém internetu začaly objevovat jednoduché textové editory, podobné spíše poznámkovému bloku. S rostoucí průměrnou rychlostí připojení rostl i počet funkcí a začaly se objevovat první komplexnější nástroje. Jako jeden z prvních pochopil perspektivu této oblasti Google, který v roce 2005 koupil firmu 2Web Technologies a ziskem on-line tabulkového procesoru položil základy pro své „Google Docs“ (Dokumenty Google – https://docs.google.com). V roce 2007 už tak mohl svým příznivcům nabídnout textový editor, tabulkový procesor a nástroj na tvorbu prezentací.
Jak už bývá na internetu zvykem, Microsoft se nechal ukolébat svou dominancí v „neinternetovém světě“ a webové aplikace dlouho ignoroval. Jedinou „úlitbou“ byl doplněk, který umožňoval ukládat dokumenty z kancelářských aplikací přímo na web. O co později ale Microsoft s „kancelářským webem“ přišel, o to razantněji probíhal jeho útok na první pozici. V roce 2010 tak představil pod názvem Office Web Apps zjednodušené verze aplikací Excel, Word, PowerPoint a OneNote. Ve světle tohoto rychlého útoku asi nikoho nepřekvapí, že podle celé řady statistik mají Office Web Apps více uživatelů než Google Docs. O rok později spatřil světlo světa profesionální internetový kancelářský balík od Microsoftu s názvem Office 365, který měl oslovit především firmy a náročnější uživatele.
Co zvolit?
Zájemce o internetový kancelářský balík má v současnosti obrovský výběr. Pokud potřebuje pouze webové aplikace a preferuje alternativní řešení, může například sáhnout po Zoho Office Suite (Zoho.com) nebo ThinkFree Office (http://www.thinkfree.com). Pokud ale preferuje osvědčená řešení s rozsáhlými možnostmi, měl by svůj výběr zúžit na produkty Googlu a Microsoftu.
Dokumenty Google mohou být šikovným bezplatným řešením pro méně náročné uživatele, je zde však možné narazit na celou řadu „zádrhelů“. Prvním problémem může být skutečnost, že Google nemá klasický desktopový kancelářský software, takže v případě výpadku připojení máte zkrátka smůlu. Na nedávné konferenci „Google I/O“ byly sice přestaveny i „off-line Dokumenty“, na spolupracující nástroje pro tabulky a prezentace si však budeme muset ještě „chvíli“ počkat.
Další nevýhodou je slabší spolupráce s mobilními zařízeními. To by se mělo v blízké budoucnosti zlepšit, protože Google koupil QuickOffice, mobilní kancelářskou sadu nejen pro platformu Android.
Zajímavou alternativou k Dokumentům Google jsou Office Web Apps (http://office.microsoft.com/cs-cz/web-apps/), které zdarma uživatelům nabídnou všechny důležité funkce známé z „desktopových“ aplikací Word, Excel, OneNote a PowerPoint. . Zatímco méně nároční uživatelé mohou mít při hledání kancelářského balíku dilema, firmy a náročnější uživatelé mají jednoznačnou volbu. I přes pozdější start se totiž Microsoftu podařilo vypilovat svůj profesionální kancelářský balík do téměř dokonalé podoby: Office 365 jsou praktickou alternativou k desktopovým verzím.
Office 365
Webový kancelářský balík Office 365 (http://www.microsoft.com/cs-cz/office365/) se skládá z následujících součástí:
Office Professional Plus
Základním kamenem služby je kompletní sada kancelářského balíku Office Professional Plus. Ten umožňuje čtení i vytváření všech myslitelných kancelářských dokumentů a v rámci Office 365 bezproblémově spolupracuje s dalšími službami.
Exchange Online
Webová obdoba e-mailového serveru Microsoft Exchange 2010, která nabídne práci s e-maily, kalendářem a kontakty, vše pod ochranou integrovaného antiviru. Přístup k poště je možný jak z PC (pomocí standardního Outlooku), tak i z webového rozhraní nebo z chytrého telefonu.
SharePoint Online
Sofistikované řešení pro práci s firemními dokumenty, které umožňuje efektivnější spolupráci s ostatními uživateli nebo například zákazníky.
Lync Online
Další součást balíčku Office 365 umožňuje firmám využívat nejnovější možnosti digitální komunikace, včetně instant messagingu pro rychlou textovou komunikaci, audio- a videohovorů mezi jednotlivými účastníky, audio- a videokonferencí nebo také sdílení pracovní plochy.
Servery pro Office 365 fungují v několika zastupitelných datových centrech, takže Microsoft může zaručit téměř stoprocentní dostupnost služby. Ve srovnání s konkurencí je ale nutné zdůraznit ještě další výhody: při práci na klasickém stolním počítači lze využít přímé napojení na kancelářský balík Microsoft Office, mimo kancelář lze využít webový prohlížeč a k dokumentům přistupovat odkudkoliv – Office 365 podporuje Internet Explorer, Firefox i Safari. Další výhodu ocení majitelé chytrých telefonů s podporou technologie ActiveSync, kteří se mohou připojit k poštovnímu serveru a pracovat s poštou, kalendářem a kontakty. Pokud navíc máte telefon s OS Windows Phone 7, můžete se svými dokumenty pracovat doslova odkudkoliv – vše funguje rychle a bez složitého nastavování.
Kolik zaplatíte?
Nabídka služeb Office 365 je flexibilní a v rámci ní je možné si vybrat pouze služby, které potřebujete – jednotlivé služby jsou k dispozici již od 45 Kč na uživatele za měsíc. Pokud však potřebujete více nabízených služeb, jsou k dispozici cenově výhodné balíčky – například ten nejmenší (obsahující Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online, Office Web Apps a webový prostor) je k dispozici za 130 Kč. V jednom z příštích čísel Chipu vám nabídneme praktické informace o fungování Office 365 spolu s „návodem k použití“.
Office 365 zdarma do škol
Na počátku letošního léta společnost společnost Microsoft oznámila, že poskytne českým školám zdarma Office 365. Tyto služby budou smět bezplatně používat jak všichni studenti, tak i pedagogové a zaměstnanci škol. Kromě on-line kancelářských aplikací nebo profesionálního e-mailu tak budou moci školy také pořádat videohovory a videokonference nebo webové semináře. Školy budou mít rovněž k dispozici prostředky pro vytváření osobních a školních webů, na které mohou ukládat informace a dokumenty a ty následně sdílet s ostatními nebo na nich společně pracovat.
Kromě základního balíčku Office 365 si budou moci školy připlatit za další rozšířené funkce a služby: například za neomezenou velikost on-line archivu pro elektronickou poštu, nejvyšší sadu Microsoft Office Professional Plus nebo možnost telefonovat přímo ze softwarového komunikátoru Lync do veřejné telefonní sítě. Webovou službu Office 365 budou moci využít všechny školy v České republice, díky čemuž si tento produkt Microsoftu může bezplatně vyzkoušet více než dva miliony uživatelů. Více informací o balíčcích služeb Office 365 pro školství je možné nalézt na webu ww.microsoft.com/cze/office2010/sluzby/pro-skoly.aspx.
Foto popis| Google Dokumenty sice příliš mnoho nástrojů pro práci s textem nenabídnou, jsou ale zcela zdarma...
Foto popis| ThinFree patří k jednodušším, ale bezplatným řešením „webové kanceláře“. Nabídne vám textový editor, tabulkový procesor a nástroj na tvorbu prezentací - vše kompatibilní s MS Office.