Office zdarma & všude

Produkty Microsoftu nemusí být drahé. Pokud používáte Word, PowerPoint a Excel, můžete je používat zcela zdarma.
VRATISLAV KLEGA

Většina uživatelů počítačů vlastně vůbec neví, že na internetu je možné používat aplikace Word, Excel a PowerPoint z balíku Office zcela zdarma. Jediné, co je třeba, je Windows Live ID, které získáte opět bezplatně na http://home.live.com.
Registrace ke službě Live se opravdu vyplatí. Kromě bezplatného balíku Office dostanete navíc také 25GB místo na ukládání svých dokumentů (podrobněji v článku o zálohování na straně 88). Praktický je i kalendář či e-mailový klient a řada uživatelů využívá i OneNote.
Přestože máte na PC nainstalovaný Microsoft Office, nemusíte ještě zavrhovat jeho webovou verzi. Proč? Jedním kliknutím můžete dokument z webového balíku Office otevřít v nainstalované verzi. To se hodí pro případ, kdy rozpracujete dokument na počítači bez systému Office, tedy ve webové verzi, a pak jej chcete doma či v práci dokončit již v plnohodnotném programu.
Microsoft Live toho ale nabízí ještě mnohem více. Na Chip DVD najdete pod indexem Office instalaci balíku Windows Live Essentials, který poskytuje další zajímavé služby a programy. Řada z nich je také navázána na Live ID.

Tuning: Browser zrychlí Office

Aby systém Office běžel rychle a plynule, budete potřebovat také pořádně rychlý prohlížeč. Microsoft zcela pochopitelně doporučuje používat Internet Explorer 9, a chybu tím rozhodně neuděláte. Pokud však sáhnete po prohlížeči Google Chrome (instalaci najdete na Chip DVD), poběží Word, Excel i PowerPoint daleko rychleji.
Omezení: Dokumenty, které ukládáte na cloudový disk SkyDrive, nesmí být větší než 50 MB. Chcete-li uložit diplomovou práci s fotografiemi nebo prezentaci obsahující video, můžete narazit na velikostní limit.

Používání: Pracujeme s Office Live

Na rozdíl od běžných balíků Office neprobíhá u verze Live žádná instalace. Po přihlášení do Windows Live můžete Office okamžitě začít používat. Stačí tedy otevřít stránku home.live.com a zde kliknout na "Office". Po několika sekundách se v pravé části obrazovky objeví nápis "Vytvoření nového online dokumentu" a dole si můžete vybrat, zda se bude jednat o Word, Excel, PowerPoint, nebo OneNote. Hned při zakládání musíte soubor pojmenovat. Do řádku "Název" tedy zadejte jméno dokumentu a klikněte na tlačítko "Uložit".
Nyní můžete začít pracovat s dokumentem stejně jako v běžné aplikaci. Budete mít k dispozici velmi podobné nástroje a funkce, na první pohled vlastně ani nepoznáte, že pracujete ve webové aplikaci. Co je jiné? Jistě jste si všimli, že chybí tlačítko pro uložení dokumentu. Proč? Dokument se ukládá automaticky a neustále. Prostě něco napíšete, a okamžitě můžete zavřít okno prohlížeče (případně záložku) a dokument bude uložený. To je jistě velmi praktické, protože v případě pádu nepřijdete o žádné změny. Pokud byste chtěli soubor stáhnout do počítače, stačí zvolit "Soubor | Stáhnout kopii". V prohlížeči se vám zobrazí standardní okno pro uložení souboru, tím si dokument uložíte na svůj pevný disk do počítače. Druhou možností je, že si dokument otevřete v nainstalované aplikaci, kliknutím například na "Otevřít v aplikaci Excel ". Odsud si můžete dokument uložit obvyklým postupem.

Rozšíření: Náhrada za Outlook

Jeden velmi důležitý program ve webovém balíku Office chybí – je jím program Outlook. Ten se stará nejen o e-maily, ale také o kalendář a o kontakty. Tento nedostatek můžete odstranit pomocí Hotmailu, Outlook Connectoru nebo pomocí plné verze programu eM Client z Chip DVD.
Vaše Live ID platí také pro přístup k účtu na Hotmail. Stačí se tedy přihlásit na www.hotmail.com, a máte k dispozici solidního poštovního klienta. Ten dokáže odesílat i přijímat e-maily, perfektně zvládá práci s kontakty, stejně jako s kalendářem. Kalendář funguje skutečně výborně. Do kalendáře zobrazuje české státní svátky, předpověď počasí, narozeniny vašich přátel (načítá je z Facebooku). Hotmail tak funguje vlastně jako webový Outlook. A pokud se nechcete vzdát toho nainstalovaného, není to žádný problém. V Hotmailu klikněte na "Windows Live | Položky ke stažení". Na nové stránce pak klikněte na "Outlook Connector Pack" a odsud si stáhněte "Outlook Hotmail Connector". Ten poté nabídne plnou synchronizaci Hotmailu s Outlookem.
Ještě komfortnější řešení nabízí plná verze programu eM Client z Chip DVD. Tento nástroj je skutečně velkou konkurencí pro Outlook. Co umí? Funguje jako běžný poštovní klient, takže se kompletně postará o e-maily. Perfektně si poradí i s kontakty a kalendářem, k čemuž dokáže naplno využít možnosti Gmailu. Kontakty i kalendář z Gmailu tak máte přímo v aplikaci. Na cestách tedy můžete používat Gmail jako webovou službu, doma na počítači můžete komfortně pracovat s eM Clientem. To ale není vše. K plné verzi dostáváte ještě licenci na Sync2eM, což je služba určená pro smartphony, tablety apod. Jedná se o cloudovou podobu správy kalendáře a kontaktů. To, co máte v eM Clientovi (kalendář, kontakty), se synchronizuje se serverem a ten se zase synchronizuje s vaším smartphonem. Na Gmailu, v eM Clientovi i v mobilu pak máte stejné kontakty i stejný kalendář. Sync2eM používá microsoftskou platformu Active Sync, díky tomu je kompatibilní se všemi smartphony na trhu.

Přidávání: Jen obrázky

Někdy je třeba do Wordu nebo PowerPointu přidat obrázek nebo fotografii. To všechno je u Live Office možné, ale ne tak dobře jako u nainstalovaných balíků Office. Klikněte na záložku "Vložení", pak vyberte "Obrázek". V nově otevřeném okně klikněte na "Procházet" a vyberte soubor, který chcete do dokumentu vložit. Word a PowerPoint podporují formáty JPG, PNG, GIF, BMP, WMF, EMF a TIF. Zcela chybí možnost přidat zvukový soubor nebo videosoubor. O možnost přidávat obrázky je zcela ochuzena Live verze Excelu.
Neznamená to ale, že by Windows Live neuměla pracovat s videem. Právě naopak. Pokud si z balíku z Chip DVD nainstalujete Windows Live Movie Maker, získáte jeden z nejlepších nástrojů pro jednoduché editování videa. Program zvládne vše – od stažení videa z kamery až po vypálení hotového DVD včetně interaktivního menu.

Spolupráce: Skupiny na webu

Pro soukromé uživatele nabízí on-line Office dostatek funkcí, ještě zajímavější je v případě, kdy chcete pracovat na dokumentech ve skupině více lidí. Live má totiž dobře propracovanou správu skupin.
Nejprve zvolte "Office | Skupiny". Poté klikněte na "Vytvořit skupinu" a zadejte její název. My jsme zvolili "Chip redakce ". Dále si můžete zvolit e-mail skupiny, my jsme si vybrali chipredakce@groups.live.com. V části "Přidejte uživatele" pak zadejte e-maily uživatelů, kteří budou součástí skupiny. Jednotlivé e-maily oddělujte čárkou, samozřejmě je možné vybrat také seznam lidí ze seznamu kontaktů. Nakonec klikněte na tlačítko "Vytvořit ". Všichni pozvaní členové, kteří potvrdili účast ve skupině, nyní budou dostávat všechny e-maily, které přijdou na výše uvedený e-mail. Kromě toho mohou pracovat se stejnými dokumenty, uvidí kalendář, skupinové konverzace a další vymoženosti. Díky tomu je práce mnohem jednodušší. Všichni mohou odkudkoliv pracovat na stejných souborech, mohou spolu jednoduše navzájem komunikovat. Je to vlastně taková malá cloudová kancelář.

Svoboda: Sdílení dokumentů

Máte tedy vytvořenu skupinu se svými spolupracovníky. Jak jim ale nasdílíte soubory, se kterými chcete společně pracovat? Nejjednodušší je sdílet celou složku. Vytvořte tedy složku, kterou chcete sdílet, a přidejte do ní soubory. Poté zvolte "Office | Dokumenty" a najeďte myší na složku, kterou budete chtít nasdílet. Vyberte položku "Sdílet | Upravit oprávnění". Nyní klikněte na "Vybrat ze seznamu kontaktů" a zaškrtněte název skupiny, v našem případě se jedná o "Chip redakce". V dolní části se zobrazí, že uživatelé budou mít plný přístup k souborům ve složce – kromě toho je možné nastavit také práva jen pro čtení. Uživatelé ze skupiny pak budou mít přístup k této složce.
Nemusíte se bát mít jinou složku, kde jsou ryze soukromé dokumenty. Pokud ji nenasdílíte, nebude mít nikdo ze skupiny k souborům přístup. Otázkou je, nakolik věříte Microsoftu.
VRATISLAV.KLEGA@CHIP.CZ


Řešení pro náročné:
Office 365
Office Live je vlastně jen miniaturní ochutnávka toho, co dnes umí cloudové služby. Microsoft představil Office 365, což je zjednodušeně řečeno cloudový server se službami.
EXCHANGE PRO KAŽDÉHO
Pokud dosud chtěla firma nějaké jednotné řešení firemní komunikace (hlavně e-mail), musela koupit server. Na něj pak vše potřebné (a drahé) nainstalovat a pak se ještě o server i programy starat. To nestojí zrovna malé peníze, navíc selhání hardwaru (které není výjimkou) bude mít katastrofální důsledky. Office 365 vše přebírá na svá bedra. Nemáte žádný vlastní server, o vše se stará Microsoft. Přitom máte dostupné vše, co je třeba. Tedy plný Exchange – tzn.komfortní e-maily s funkcí push (doručení do zařízení v okamžiku příchodu na server), správu kontaktů, kalendář, veřejné složky, zkrátka vše, co malá firma potřebuje. Nechybí ani SharePoint a Lync, který slouží pro komunikaci. K dispozici je také Office Web Apps, tedy přístup ke službám jen pomocí webového prohlížeče.
130 KČ MĚSÍČNĚ
Microsoft má připraveno více balíčků, které se odvíjí od velikosti firmy (počtu licencí) a také požadovaných funkcí. Ty všechny zmíněné vyjdou na 130 Kč měsíčně za jednu uživatelskou licenci, a to je celkem ucházející cena. Bude srovnatelná s náklady na server a jeho provoz, vše navíc bude bez stresu z výpadku, ty řeší Microsoft. Zvětšení, případně snížení počtu uživatelských licencí je otázkou několika kliknutí.
JIŽ BRZY
Oficiálně ještě není Office 365 spuštěn, zatím si můžete vyzkoušet beta verzi. Ta je dostupná na stránce www.microsoft.com/cs-cz/office365. Finální termín spuštění nebyl do uzávěrky známý, předpokládáme však, že Office 365 přijde o označení "beta" na konci června.

Foto: Servery v oblacích: Office 365 přenese servery z firemních sítí do oblak v Microsoftu.


ALTERNATIVY PRO OFFICE: JDE TO I BEZ MICROSOFTU
Bezplatné jsou všechny. Webově orientované také. Je tedy nejlepší Google, ThinkFree, ZOHO, nebo Microsoft?

GOOGLE DOKUMENTY

Nabídka vyhledávací jedničky je plně srovnatelná s Microsoft Office Live. Google má časový náskok, do cloudového Office naskočil dříve než Microsoft. Stačí účet na Gmailu, a můžete používat programy pro zpracování textu, tabulek i prezentací. Dokonce nabízí jednoduchou aplikaci pro kreslení. Sdílení dokumentů je stejně snadné jako u Microsoftu. Více uživatelů může v jednom okamžiku pracovat na jednom dokumentu. Praktický je také chat, díky kterému se mohou uživatelé mezi sebou jednoduše domlouvat. Google tlačí svou platformu také na smartphony, aplikace je dostupná na Androidech od verze 2.2 (Froyo), ale také na iPhonech, respektive na operačním systému iOS 3.0 a vyšším.

ZOHO OFFICE SUITE

Nejstarší on-line kancelář nabízí vše, co může uživatel potřebovat. Bezplatná je ale jen pro soukromé použití. Aplikace je bohužel dostupná jen v angličtině. Výhodou je, že nabízí plug-in pro Microsoft Office, díky kterému je možné textové dokumenty a sešity tabulek připravit off-line a na Zoho je nahrajete, až když jste připojeni k internetu. Pro domácí uživatele se může zdát služba až příliš naddimenzovaná. Firemní zákazníci nejspíš ocení možnost plánování projektu, stejně tak jako systém pro podporu zákazníka (CRM). Tento modul je navíc dostupný pro smartphony iPhone a Android. Zoho má poměrně silnou komunitu, která produkt neustále vylepšuje a přináší zajímavé nástroje.

THINKFREE ONLINE

Tento balík cloudové kanceláře nabízí on-line prostor 1 GB a vše, co potřebujete pro prohlížení dokumentů. Velmi jednoduše můžete také dokumenty sdílet s ostatními, možná ale až příliš. Ideou služby ThinkFree totiž je, že informace by měly být dostupné všem, takže nenabízí žádnou další ochranu dokumentů. Kdokoliv službu používá, může vidět vaše dokumenty, což je u řady souborů nežádoucí. Pro jisté typy dokumentů to však naopak může být výhodou. ThinkFree kromě smartphonu iPhone a Android podporuje Windows Mobile. Také nabízí konverzi souborů do PDF. Vzhledově se velmi podobá produktům ze stáje Microsoft Office, díky tomu je jeho ovládání jednoduché a intuitivní.


Foto: Funkcemi nabitý: Balík Windows Live nabízí velké množství funkcí. Nejrychleji nám pracoval v prohlížeči Google Chrome.
Foto: Dostatečný: Webový Word poskytuje vše, co budete potřebovat.
Foto: Není dokonalý: Aplikace ještě tu a tam vyhodí chybovou hlášku. Dokumenty se však ukládají po každé změně, nepřijdete tedy o žádnou práci.