Už nikdy chaos v souborech  

Pořádek v mobilních zařízeních  - PC, notebook, pevný disk, PDA, USB disk, telefon - 6 přístrojů, 6 verzí dat -, dále maily, adresy, oblíbené položky. Máte v datech chaos? Pomůžeme vám v nich udělat pořádek.
Roland Freist, Vratislav Klega

V TOMTO ČLÁNKU NAJDETE:

Synchronizace dokumentů
Synchronizace kontaktů a událostí
E-maily na více PC současně
Odstranění duplikátů

Kontakty, události, telefonní čísla - vše je na vašich přístrojích dvakrát. Vhodný program by přitom mohl všechny položky správně synchronizovat. Dvojitá data nejsou bohužel žádnou zvláštností, přičemž chyba většinou není na straně uživatele. Synchronizační nástroje bývají jednoduše špatně naprogramované a nerozumí si s operačními systémy. Ukážeme vám, jak tyto problémy překonat a všechny soubory mít vždy aktuální - na všech přístrojích.

WORD, EXCEL ATD.

Synchronizace dokumentů

Zbývá několik minut do prezentace a vy zjišťujete, že finální verze je ve vašem počítači a s sebou v notebooku máte jen tu rozpracovanou. Aby se vám něco podobného nestalo, používejte automatickou synchronizaci. Uživatelé Windows XP Pro mohou využít nástroje „Složky offline“ (více na další straně). Tato funkce aktualizuje vaše soubory při každém přihlášení k XP, ovšem pouze v jednom směru. Uživatelé XP Home využívají nástroj „Aktovka“. Tento XP nástroj funguje v obou směrech.

Soubory do Aktovky

Používání nástroje Aktovka je velice jednoduché, nefunguje však automaticky. Kdo chce naprosto automatický nástroj, bude muset použít specializovaný nástroj, jakým je například MasterSync, jehož ukázkovou verzi naleznete na Chip DVD. Program má intuitivní ovládání a synchronizace je velice komfortní. Jak správně používat nástroj Aktovka integrovaný v XP, to vám ukážeme krok za krokem.
Odpojení PC: Odpojte počítač i notebook od sítě LAN, eventuálně W-LAN. Nyní vyberte složku, kterou budete chtít synchronizovat. Klikněte na ni pravým tlačítkem a zvolte „Vlastnosti“. Vyberte záložku „Sdílení“, zatrhněte „Složka sdílená v síti“ a také „Povolit uživatelům v síti měnit mé soubory“. Potvrďte kliknutím na OK, připojte počítač k síti.
Připojení notebooku: Přesedněte k notebooku a opět aktivujte síťová připojení. Nejprve klikněte na „Start / Hledat“. Otevře se nové okno, ve kterém zvolte „Počítače nebo osoby“. V dalším kroku zvolte „Počítač v síti“. Klikněte na „Hledat“. Během několika sekund se zobrazí počítače v dosahu, dvojitě klikněte na ten se sdílenou složkou. Složku, kterou jste v předchozím kroku nasdíleli, byste měli nyní vidět a mít k ní přístup jako k běžné složce v notebooku.
Náš tip: Pokud notebook nenaváže spojení s počítačem, s největší pravděpodobností je to tím, že počítače jsou v jiné pracovní skupině nebo máte špatně nastavený firewall. Pro ověření zvolte na obou systémech „Start / Ovládací panely / Systém“ a zvolte záložku „Název počítače“. „Pracovní skupina“ musí být u obou systému shodná; pokud se liší, klikněte na „Změnit“ a opravte název. Je-li název shodný a počítače se přesto nevidí, bude chyba v nastavení firewallu. Otevřete proto nastavení firewallu ve Windows a ujistěte se, že není zatržena volba „Nepovolovat výjimky“ a že v záložce „Výjimky“ je zatržena volba „Sdílení souborů a tiskáren“.
Složka jako jednotka: Abyste mohli složku později pohodlně synchronizovat a mít k souborům rychlý přístup, připojte složku jako nový pevný disk - síťovou jednotku do svého notebooku. Na odpovídající složku klikněte pravým tlačítkem a zvolte „Připojit síťovou jednotku“. Zobrazí se nové okno, ve kterém připojíte složce písmeno. Nezapomeňte zatrhnout volbu „Znovu připojit při přihlášení“. Klikněte na „Dokončit“. Nyní vám v notebooku přibude nová jednotka, která bude obsahovat vzdálenou složku.
Soubory do Aktovky: Klikněte na ploše notebooku pravým tlačítkem a zvolte „Nový / Aktovka“. Zobrazí se nová ikona „Nový objekt - Aktovka“. Dvojitě klikněte na ikonu, spustí se nápověda, ve které jsou objasněny funkce Aktovky. Klikněte na „Dokončit“. Pomocí „drag & drop“ přetáhněte jednotku do Aktovky.
Synchronizace dat: Nyní se můžete odpojit a pracovat s daty na notebooku. Jakmile se později připojíte, otevřete Aktovku a v menu zvolte „Aktovka / Aktualizovat vše…“. Otevře se okno s přehledem aktualizací, ve kterém můžete provést ještě dílčí nastavení synchronizace. Poté klikněte na „Aktualizovat“. Podle rychlosti LAN a množství synchronizovaných dat bude aktualizace trvat desítky sekund až několik minut.

Synchronizace nástrojem „Soubory offline“

„Soubory offline“ fungují v XP Pro jako cache, ve které jsou uloženy soubory i při odpojení od sítě. Jak zprovoznit tuto funkci? Na notebooku otevřete „Ovládací panely / Uživatelské účty“. Klikněte na „Změnit způsob přihlašování a odhlašování uživatelů“ a odškrtněte položku „Povolit rychlé přepínání uživatelů“. Klikněte na „Použít“. Nyní otevřete „Tento počítač", zvolte „Nástroje / Možnosti složky“ a vyberte záložku „Soubory offline“. Zaškrtněte položku „Povolit soubory offline", případně další volby podle svého uvážení.
Samotné zpřístupnění souborů je velice jednoduché. Otevřete „Tento počítač“ a pravým tlačítkem klikněte na síťovou jednotku, kterou jste připojili v kroku „Složka jako jednotka“. Z kontextové nabídky zvolte „Zpřístupnit offline“. Otevře se nové okno, ve kterém volíte, zda se má zpřístupnit jen složka, nebo i podsložky. Pokračujte kliknutím na „OK“. Ihned se spustí proces synchronizace. Klikněte na „Podrobnosti>>>“ a na tlačítko „Nastavit“. V záložce „Přihlášení či odhlášení“ volíte, kdy se mají data synchronizovat - při přihlášení, odhlášení, nebo v obou případech. Odtrhněte položku „Vyžádat potvrzení před zahájením synchronizace", pak se nebude počítač na nic ptát a spustí synchronizaci. Dále zvolte záložku „Při nečinnosti", označte příslušnou synchronizaci a klikněte na „Upřesnit…“. Zobrazí se okno, ve kterém nastavíte, po jaké době nečinnosti se má notebook automaticky synchronizovat. Doporučujeme zvolit 5 minut.
Náš tip: Používáte-li data na USB disku, je potřeba je také synchronizovat. Nástroj Aktovka bohužel nepodporuje automatické synchronizace, což není vůbec pohodlné. Bude tedy nutné použít jiný nástroj - nejlépe zmíněný MasterSync od S. A. D. Program umí automaticky udržovat synchronizované soubory jak na USB discích, tak na paměťových kartách, digitálních fotoaparátech i na přenosných pevných discích.

Dokumenty v PDA

Synchronizace dokumentů s PDA je zcela bezproblémová. Záleží na použitém systému - Windows Mobile a Palm OS.
Windows Mobile: PDA a smartphony založené na systému Windows Mobile používají k synchronizaci nástroj ActiveSync. V nástroji ActiveSync zvolte „Nástroje / Možnosti“. Zaškrtněte položku „Soubory“. Poté klikněte na „Nastavení“ a „Přidat…“. Vyberte soubory, které chcete udržovat aktuální. Nejnovější verzi nástroje ActiveSync v češtině naleznete na Chip DVD.
Palm: Tím, čím je pro Windows Mobile ActiveSync, je pro Palm OS „Palm Desktop“. Pomocí funkce „Quick Install“ synchronizujete soubory jednoduše metodou drag & drop. Nástroj automaticky převede zvolené soubory do formátu kompatibilního s programy na Palmu.

OUTLOOK

Aktuální kontakty i události

K uložení kontaktů dobře poslouží i Outlook Express, který nabízí jednoduchý adresář. K práci s událostmi a připomínkami však budete potřebovat Outlook ze sady MS Office.
Outlook ukládá všechny kontakty, události a e-maily do souboru „OUTLOOK. PST“, který je uložen ve složce „Documents and Settings(uživatel)Local SettingsData aplikacíMicrosoftOutlook“. Chcete-li vše z Outlooku přetáhnout do notebooku, stačí, když tento soubor zkopírujete na stejné umístění v notebooku. Namísto toho Outlook Express používá soubory s koncovou „DBX“. Budete-li chtít přetáhnout tato data, vyhledejte všechny soubory DBX v adresáři „Documents and Settings(uživatel)Local Settings“. Tím získáte všechny potřebné soubory.
Náš tip: Pokud uvedené soubory nenaleznete na zmíněných místech, nalezněte cestu přímo v Outlooku. Zvolte „Soubor / Správa datových souborů", klikněte na „Nastavení“ a v řádku „Název souboru“ vidíte přesné umístění příslušného souboru. V případě Outlooku Express zvolte „Nástroje / Možnosti“, záložka „Údržba“ a klikněte na tlačítko „Složka úložiště…“.
Upozornění: Zmíněný způsob přepisem souborů není pravá synchronizace. Zkopírováním datových souborů přepíšete všechny maily, které se nacházely na cílovém počítači. Synchronizace je funkční jen se speciálním nástrojem, jakým je např. SynchPST. Třítýdenní trial verzi naleznete na Chip DVD. SynchPST však synchronizuje jen složky, které se jmenují stejně na obou počítačích. Pokud tedy máte na PC v kontaktech složku „spolupracovníci“, musí stejná složka existovat i na notebooku.
Pro synchronizaci Outlooku můžete dobře využít část o nástroji Aktovka. Stačí, když budete synchronizovat soubor „OUTLOOK. PST“. Jen berte na vědomí, že tento soubor může mít i několik GB.

Kontakty v PDA

Synchronizace kontaktů a událostí mezi PDA a Windows je opět velice jednoduchá a podle systému PDA se používá buď ActiveSync, nebo Palm Desktop.
Windows Mobile: ActiveSync synchronizuje automaticky kontakty a kalendář v Outlooku s PDA. V programu ActiveSync zvolte „Nástroje / Možnosti“ a ujistěte se, že máte zatrženu položku „Kalendář“.
Nastavení synchronizace mailů je složitější. Opět zvolte „Nástroje / Možnosti“, klikněte na „E-mail“ a zvolte „Nastavení…“. V novém okně volíte, kolik dní zpět chcete maily synchronizovat, jaké je omezení velikosti a zda chcete kopírovat i přílohy. Pokud používáte pravidla a třídění do složek, klikněte na „Vybrat složky…“ a vyberte požadované složky. Pokud tak neučiníte, bude standardně synchronizována pouze složka „Doručená pošta"! Vše potvrďte. Pokud zvolíte synchronizaci mnoho dní zpět, nachystejte si dostatek místa v PDA. Desítky mailů s přílohami mohou mít i několik stovek MB.
Palm: Palm Desktop, instalovaný na vašem počítači, disponuje vlastní databankou pro kontakty a události. Software bohužel není kompatibilní s Outlookem a neumožňuje ani importovat a exportovat data. Aby tedy váš Palm mohl přistupovat k datům Microsoftu, potřebujete speciální nástroj, například PocketMirror. Trial verzi programu naleznete na Chip DVD, plná verze stojí cca 20 eur.
Ani e-maily není jednoduché s Palmem synchronizovat. Integrovaný VersaMail si s Outlookem nerozumí. Opět je potřeba použít specializovaný nástroj, například Inbox To Go. Trial verze je na Chip DVD.

KONFIGURACE

Výměna souborů mezi více přístroji

Na různých přístrojích neleží jen dokumenty, ale také záložky, nastavení Office, konfigurační soubory a další. Ty nejsou na různých přístrojích identické.
Přenos záložek
Oblíbené záložky z Internet Exploreru přenesete jako obyčejné soubory. Naleznete je ve složce „Documents and Settings(uživatel)Oblíbené položky“. U prohlížeče Firefox naleznete oblíbené záložky v „Documents and Settings(uživatel)MozillaFirefoxProfiles(profil)“.
Náš tip: Nástroj TweakUI (WinXP PowerToy) dokáže přemisťovat složku s oblíbenými položkami - například do Aktovky nebo do off-line složky. Díky tomu nebudete muset odkazy neustále ručně aktualizovat či importovat. Plnou verzi programu TweakUI naleznete na Chip DVD.
Windows Mobile: Při synchronizaci oblíbených záložek na PDA se systémem Windows Mobile pomáhá opět program ActiveSync. V programu zvolte „Možnosti / Nastavení“ a zaškrtněte „Oblíbené položky“. Potvrďte kliknutím na „OK“.
Palm: Palm Desktop tyto služby bohužel vůbec nenabízí. Je potřeba použít externí nástroj. Tím může být například Pocket Favorites (www.chapura.com) za cca 10 eur.
Synchronizace prostředí
Pracujete na PC i notebooku s Windows XP a MS Office? Pak by bylo pohodlné, kdybyste měli na obou počítačích stejné prostředí. Zvolte „Start / Všechny programy / Příslušenství / Systémové nástroje / Průvodce přenesením souborů a nastavení“.
Vyberte, který počítač bude zdrojový a který cílový. V dalším kroku se průvodce zeptá, kam data uložit. Zvolte volbu „Jiný (např. vyměnitelná nebo síťová jednotka)“. Během několika minut se přenesou všechna data i nastavení, takže na flash disku můžete s sebou nosit celé prostředí.
Synchronizace nastavení Office
Pro synchronizaci nastavení sady MS Office zvolte „Start / Všechny programy / Microsoft Office / Nástroje sady Microsoft Office / Průvodce uložením nastavení sady Microsoft Office 2003“. Spustí se intuitivní průvodce, ve kterém na zdrojovém počítači zvolíte „Uložit nastavení“ a na cílovém počítači „Obnovit dříve uložené nastavení“.

DUPLIKÁT: NEŽÁDOUCÍ. ODSTRANIT.

Pracujete-li na dvou počítačích, snadno se vám vytvoří duplikáty položek. Outlook sám o sobě nemá žádnou funkci, která by zdvojené položky našla. Naštěstí existuje freewarový program Easy2Sync (naleznete ho na Chip DVD), který vám v položkách udělá pořádek. Nesynchronizuje jen e-maily v Outlooku, ale také schránky, kontakty atd.

SYNCHRONIZACE S MOBILEM

Velkým problémem je synchronizace kontaktů, událostí a souborů mezi PC a mobilem. Nejjednodušší to mají majitelé smartphonů založených na operačním systému Windows Mobile, případně Palm OS. K přenosu dat nabízí výrobci telefonů za nemalé peníze USB kabel. Ovladač a synchronizační software lze většinou bezplatně stáhnout z webu výrobce. Jednodušší je použití Bluetooth - za předpokladu, že váš telefon tuto technologii podporuje. Cena USB Bluetooth adaptérů začíná na 350 Kč. Na trhu je řada značek, důležité je, aby adaptér podporoval moderní standard Bluetooth 2.0 a aby softwarová výbava obsahovala více než jen ovladače. Vhodné je, pokud je součástí softwarové výbavy i program Widcomm. Synchronizaci vám může ulehčit i program MOBILedit!, jehož plnou verzi vám Chip pravidelně přináší.

• Komunikace - Už nikdy chaos v souborech (756.87 kB) - Staženo 2190x