Synchronizujte si Outlook

Pracujete v zaměstnání na stolním počítači a na cestách na notebooku a potřebujete mít obsah složek MS Outlooku aktuální? Jednoduše si je sesynchronizujte!
Štefan Stieranka

V tomto článku najdete:

Porovnání tří programů pro synchronizaci
Synchronizace bez programů a zadarmo
Závěrečný souhrn

Pracujete-li stejně jako mnoho jiných uživatelů současně na klasickém počítači i na notebooku a je-li střídání těchto „nástrojů" časté, potom dříve či později narazíte na problém aktuálnosti dat. Nějaký čas je možné řešit jej čistě manuálně: všechny soubory, které jste změnili nebo vytvořili doma na notebooku, překopírujete na pevný počítač v práci a pokračujete v jejich zpracovávání tam. Problém však vzniká u elektronické pošty, kde je v podnikové sféře jedním z nejpoužívanějších klientů Microsoft Outlook. Při práci na více počítačích je potřeba zabezpečit, abyste na jakémkoli z nich mohli bez problémů přijmout nebo odeslat poštu, a to bez ohledu na to, jak máte nastavený e-mailový server nebo způsob přijetí e-mailových zpráv. Navíc kromě zpráv potřebujete synchronizovat i záznamy v kalendáři, kontakty, úlohy nebo poznámky. Jednoduchým řešením je překopírovat celý datový soubor programu MS Outlook. Jeho velikost však častokrát činí i několik GB, takže časté kopírování by bylo časově velmi náročné.
K řešení tohoto problému vzniklo několik programů pro synchronizaci složek MS Outlooku, přičemž synchronizace je jednoduchá, rychlá a pohodlná. Na trojici těch nejpoužívanějších, tedy na EZOutlookSync Pro 1.6, PSTSync 2.6 a SynchPst Professional 2.3.5, se podíváme podrobněji a porovnáme jejich vlastnosti. Všechny programy podporují synchronizaci PST souborů MS Office 97 až 2007, a to i mezi různými verzemi.

ZPŮSOB SYNCHRONIZACE

Jak zabezpečit přístup?

U všech tří programů probíhá synchronizace výhradně prostřednictvím počítačové sítě. Aplikace pracují přímo s datovými soubory MS Outlook (*. PST), takže na synchronizovaných počítačích je nutné zapnout sdílení složky, v níž je PST soubor. Z hlediska ochrany údajů je to však trochu problematické, proto doporučujeme pomocí firewallu zabezpečit přístup ke sdíleným adresářům jenom počítačům, z nichž nebo které budete synchronizovat (pomocí IP nebo MAC adres). Škoda že to programy neřeší prostřednictvím speciálních klientů na synchronizovaných PC. Komunikace by probíhala vlastním zabezpečeným kanálem, takže by žádné sdílení nebylo potřeba.

INSTALACE A PROSTŘEDÍ

Programy zabírají rekordně málo

U programu PSTSync je instalace trochu komplikovanější, a to z důvodu potřeby on-line registrace, čímž se výrobce brání nelegálnímu šíření. Chcete-li tento program instalovat na jiný počítač, prostřednictvím registrační utility musíte odinstalovat licenci a přenést ji na nový počítač. Místa na disku zabírají synchronizační programy velmi málo, například u programu EZOutlookSync je to jen v dnešní době neuvěřitelných 1,3 MB. V rámci instalace je u všech tří programů potřeba vytvořit na synchronizovaném počítači sdílení složky s PST souborem (na jeden počítač nainstalujete program, na druhém musíte povolit sdílení PST souboru).
A jak vypadá prostředí programů? Hlavní okno je rozděleno na dvě části, v nichž jsou zobrazeny složky synchronizovaných PST souborů. Ukázkově jednoduchý je EZOutlookSync, který uživatele nezatěžuje zbytečnými ovládacími prvky. Podobně je na tom i SynchPst. Nejsložitější je PSTSync, avšak jen kvůli tomu, že oproti konkurenci nabízí i mnoho jiných funkcí, jejichž ovládací prvky jsou „vystaveny" v hlavním okně programu - jedná se o nástrojové lišty a pruh nástrojů pro synchronizaci na levé straně okna. Hendikepem programu PSTSync je nemožnost změnit velikost okna, takže chcete-li rozbalit složitý strom složek PST souboru, budete muset při jeho prohlížení rolovat v malém okénku.

SYNCHRONIZACE

V rychlosti vyniká EZ Outlook Sync

Jak probíhá samotná synchronizace? V zobrazeném obsahu PST souboru zaškrtnete požadované složky (výběrem nejsvrchnější zvolíte všechno) a kliknete na k tlačítko pro synchronizaci. Ta může být buď ze zdrojového do cílového souboru, nebo z cílového do zdrojového souboru, anebo se může jednat o vzájemnou synchronizaci PST souborů. Programy umí synchronizovat i zaheslované PST soubory - v takových případech si vyžádají zadání hesla (u programu PSTSync je při jeho zadávání zobrazeno přímo heslo, a ne hvězdičky!). Synchronizují se maily, kalendář, kontakty, úlohy a poznámky. Maily se standardně porovnávají na základě data a času, subjektu a odesílatele, avšak můžete zapnout i porovnávání těla mailu (v takovém případě je však synchronizace velmi pomalá). U kalendáře se porovnává subjekt a čas začátku a konce nebo také obsah. I u dalších položek jsou nastavena taková kritéria, aby se předešlo přepsání nebo smazání potřebných údajů. To však platí jenom pro programy EZOutlookSync a PSTSync. Synchronizace v SynchPst totiž nenabízí tolik možností, můžete jen určit časové období, v rámci něhož se má synchronizovat (například všechny maily za poslední dva týdny). Programy prohledají PST soubory a zobrazí nalezené změny nebo nové položky. Ty můžete v PSTSync a SynchPst v případě potřeby ještě korigovat. U EZOutlookSync to možné není.
Při samotné synchronizaci vyniká z hlediska rychlosti EZOutlookSync, po něm následuje SynchPst a nejpomalejší je PSTSync. Nejedná se však o nějaké dlouhé časy, PST soubory s cca 2000 položkami a 100 novými sesynchronizují programy v rozmezí od 50 sekund do dvou minut.

KONFIGURACE

Mnoho užitečných možností

EZOutlookSync nabízí v přehledném dialogu všechna potřebná nastavení, jako jsou parametry porovnávání pro synchronizaci, časová období pro synchronizaci, zápis do log souboru a podobně. Nastavení pro konkrétní PST soubory můžete uložit jako profil do souboru a v případě potřeby ho otevřít a použít. Užitečnou možností je automatická synchronizace. Nastavení PSTSync nabízí nejvíce možností: od parametrů porovnávání a časových období až po způsoby, jak se bude program chovat při konfliktu synchronizovaných položek v automatickém režimu. Samozřejmostí je vytváření synchronizačních profilů. Obsažen je také vlastní plánovač pro automatickou synchronizaci s nastavením opakovaného času, popřípadě po spuštění systému nebo při přihlášení uživatele.
SynchPst je v oblasti nastavení velmi skromný, takže nabízí jen některá základní systémová nastavení a volbu časové synchronizace. Nastavení synchronizace pro vybrané PST soubory je možné uložit do souboru. Pro zautomatizování činnosti nabízí vytvoření dávkového BAT souboru, který můžete v případě potřeby spouštět ručně nebo pomocí Windows plánovače.

DOPLŇKY

PSTSync nabízí zajímavé funkce

Program PSTSync jako jediný z porovnávaných nabízí kromě funkce synchronizace i další zajímavé funkce pro práci s PST soubory. Jednou z nich je zobrazení obsahu PST souboru, takže si můžete i bez MS Outlooku prohlížet maily, kontakty, úlohy a podobně. Dokonce můžete vymazat vybrané složky. Obsažen je i nástroj pro opravu poškozeného PST souboru (v případě nekorektního ukončení Outlooku nebo při výpadku napájení se soubor občas poškodí). Z dalších funkcí to je šifrování nebo komprimování PST, změna hesla, popřípadě můžete PST soubor on-line zazálohovat na určený FTP server.

ZÁVĚR

Základ splňují všechny programy

Základní požadavek na synchronizaci datových souborů MS Outlooku splňují všechny tři programy. PSTSync však nabízí velké množství doplňkových nástrojů, které ulehčí práci s PST soubory. Využijí je však asi jenom zkušenější uživatelé, kterým se tento program určitě hodí nejlépe. V případě, že vyžadujete jen rychlou a bezproblémovou synchronizaci, bude pro vás tím pravým EZOutlookSync. I SynchPst nabízí dobrou synchronizaci, avšak má méně možností nastavení a je ze všech nejdražší.

Jde to i bez programů a zadarmo

Potřebujete-li mít na dvou (nebo více) počítačích stejný obsah MS Outlooku, můžete synchronizovat i pomocí PDA (nebo jiného zařízení se systémem Microsoft Mobile - například mobilu). Prostřednictvím programu Microsoft ActiveSync nejprve sesynchronizujete zdrojový počítač s PDA a následně sesynchronizujete cílový počítač. Protože málokterý PDA má takovou kapacitu paměti, abyste synchronizovali všechny e-maily, můžete nastavit synchronizaci jen za určité období nazpět. Je to komplikovanější, avšak přibude vám ještě jedna aktuální kopie vašich údajů v PDA.
Postačuje-li vám jednosměrná synchronizace, můžete ji zabezpečit jednoduchým kopírováním PST souboru z jednoho počítače na druhý. Pro zjednodušení této činnosti si můžete vytvořit dávkový BAT soubor.

SOUHRNNÝ PŘEHLED: Nástroje pro synchronizaci Outlooku

JAK JSME TESTOVALI

Základním kritériem byla kvalita synchronizace a jednoduchost a rychlost použití dané služby. Neméně důležitým kritériem je řešení konfliktních situací při synchronizaci, aby novější položky nebyly přepsány staršími a aby nehrozila ztráta důležitých dat. Běžné uživatele sice nebude hned zajímat nastavení programů, avšak postupně při jejich používání zjistí, že si musí synchronizaci přizpůsobit podle vlastních potřeb. Neméně důležitá je automatizace, která uživatele zbaví otravného spouštění programu, zadávání hesel a případného řešení konfliktů. Další body sbíraly jednotlivé programy i za rychlost a doplňkové funkce.

1. PSTSync 2.6

Synchronizaci obsahu PST souborů bere skutečně vážně. Kromě ní totiž nabízí množství nástrojů na zabezpečení nebo zálohování těchto souborů. Výborně se hodí zkušenějším uživatelům, kteří využijí všechny jeho funkce.
Cena: 59,95 USD

2. EZOutlookSync Pro 1.6

Jednoduchá a rychlá synchronizace PST souborů na dvou počítačích. Ovládání i nastavení je jednoduché a nenáročné. Program splní všechna očekávání běžných uživatelů - synchronizuje bez zbytečného nastavování.
Cena: 59,95 USD

3. SynchPst Professional 2.3.5

Výborná synchronizace, dobrá rychlost. Vytknout se dá jen malé množství nastavení pro porovnávání a synchronizaci položek. Program je jednoduchý, avšak na svou funkčnost dost drahý.
Cena: 69,95 USD

Zkontrolujte při výběru:

*Nejprve vyzkoušejte, potom plaťte
U všech programů existuje možnost testovacího provozu, a to od 15 dní po jeden měsíc. Před samotným testováním si však raději zazálohujte PST soubory, abyste předešli možné ztrátě dat. Programy můžete nainstalovat současně na jeden počítač (navzájem se neovlivňují), avšak spuštěn může být jenom jeden z nich (druhému zablokuje přístup k PST souboru).
*Co všechno potřebujete
Patříte-li k pokročilým uživatelům, určitě oceníte množství funkcí, které nabízí PSTSync. Chcete-li jenom jednoduše a rychle synchronizovat, sáhněte po programu EZ Outlook Sync. Také připomínáme, že porovnávané programy podporují jen Microsoft Outlook 97 až 2007, takže používáte-li jiného e-mailového klienta, budou pro vás zbytečné.
*Prověřte si, zda synchronizaci neumíte zabezpečit i jiným způsobem
Je možné, že váš server elektronické pošty podporuje i IMAP, kde pošta zůstává na serveru, takže ji můžete stahovat do každého počítače. Máte-li rychlou síť nebo nejsou-li PST soubory velké, můžete je vždy, když budete pracovat na jiném počítači, překopírovat. Možným způsobem synchronizace je i PDA.

• Testy a recenze - Synchronizujte si Outlook (501.45 kB) - Staženo 3415x