Vyplatí se přestoupit?

Microsoft Office 2007  - Jiné prostředí, nové průvodce - kancelářský balík se změnil k nepoznání. Chip vám prozradí, zda se osvědčí i pro každodenní používání.
Text: Fabian von Keudell, Vratislav Klega

V TOMTO ČLÁNKU NAJDETE:

Diplomová práce ve Wordu
Účetní zpráva v Excelu
Perfektní prezentace v Powerpointu
E-maily bez spamu v Outlooku
Nový Frontpage
Registrace Office beta

Kolik z oněch 1500 funkcí, které lze nalézt ve Wordu, jste ve svém životě skutečně použili? A kolik času jste potřebovali na vyhledání konkrétní funkce v Excelu, která se nakonec schovávala až ve třetím podmenu? Pravděpodobně velmi mnoho. Tohoto neduhu si všimli i vývojáři Microsoftu a Office dostal zcela novou strukturu. Koncept nového Office, který by měl být v prodeji na počátku příštího roku, byl vytvořen tak, aby všechny funkce byly v dosahu jednoho kliknutí. Menu a ikony jsou nyní shrnuty do jednoho kontextově orientovaného rozhraní - „Ribbons“. Podle toho, co tvrdí Microsoft, budete mít možnost pracovat s novým Office 2007 rychleji a profesionálněji než doposud. Testu jsme podrobili Word, Excel, PowerPoint a Outlook.

Word

Nové prostředí vám umožní pracovat ve Wordu s větší jistotou a maximálně komfortně.
Tak to alespoň tvrdí reklama od Microsoftu. Proto jsme udělali praktický test - v novém Wordu jsme napsali diplomovou práci, jež obsahovala nejen 50 stránek souvislého textu, ale také vložené obrázky, které text obtékají. Samozřejmě že u akademické práce nesmí chybět obsah, poznámky pod čarou či seznam použité literatury.

Snadnější úpravy

Základní osnova dokumentu s 90 000 znaky tvoří souvislý text. Text již máme hotový, a proto přejdeme k formátování textu. Velice dobře vypadá nová lišta s nástroji: pokud bychom chtěli vidět text s jiným druhem písma, stačí jedno kliknutí, aby byly zobrazeny všechny druhy písma, které jsou na počítači k dispozici. Další výhodou je, že Word aktualizuje dokument v reálném čase. Jednoduše označujete postupně řádky textu a Word na pozadí text překresluje. V předchozí verzi bylo nutné kliknout na OK, abyste viděli výsledek. Po základní úpravě vzhledu následuje tvorba obsahového rejstříku. I zde funguje vše rychleji než ve Wordu 2003. Pouhým kliknutím na „References“ získá uživatel přístup ke všem důležitým nástrojům, jako jsou poznámky pod čarou, obsah či seznam použité literatury. Menším nedostatkem je, že vlastní funkce pro vytvoření obsahu se nezměnila. Podle Microsoftu má však být finální verze ještě přepracována, nechejme se tedy překvapit. Rejstřík připravil v našem testování Word bez problémů. Dokonce ani poznámky pod čarou se nyní nemusí zdlouhavě přidávat přes podmenu, stačí jedno kliknutí myší.

Rychlejší tabulky

Skutečnou zábavou je v novém Wordu vytváření tabulek. Pouze dvakrát kliknete a vše je hotové. Ve srovnání s Wordem 2003 jsme pracovali o 50 % rychleji. Jako velice povedené shledáváme pomocníky, kteří pracují při vytváření tabulky v reálném čase. Navíc Word 2007 ukládá tabulky do vlastního archivu. Kdo tedy vytváří tabulky častěji, může pak zcela nekomplikovaně tabulku vyvolat a vložit do nového dokumentu.
Formátování máme už zcela za sebou, nyní stačí přidat jen pár obrázků. Kdo někdy dříve přidával do Wordu obrázky, musel se vybavit obrovskou dávkou trpělivosti. Jakmile je nyní vložen do dokumentu obrázek, změní se prostředí Wordu do grafického modu, ve kterém je k dispozici velké množství efektů - např. vytvořit 3D efekt nebo text přizpůsobit obrázkům. To vše lze také provést jediným kliknutím a v „reálném čase“. V testované beta verzi je však funkce pro zpracování obrázků velice pomalá, Microsoft bude muset ještě provést optimalizaci. Nakonec celou práci převedeme do formátu PDF - ten už je součástí sady Office. Stačí zvolit „Save as“ a zvolit formát PDF. Adobe Reader si s otevřením dokumentu hladce poradil. Závěr: Aktualizované nástroje přesvědčí především jednoduchou obsluhou. Jedním kliknutím lze ve zlomku sekundy změnit layout celého dokumentu. V předchozí verzi bylo k podobným postupům nutné procházet dlouhá menu.

Excel

Nový layout pro grafy, vylepšený editor vzorců a komfortní korektura chyb rozbuší srdce mnohým statistikům, ekonomům a jiným tabulkovým nadšencům.
Abychom Excel pořádně otestovali, připravili jsme účetní zprávu pro banku. Takhle nejen zjistíme, zda pan účetní všechno správně spočítal, ale také zkusíme přeměnit nudná čísla do „čtivého“ grafu. Po stažení souboru s účetní zprávou jsme odhalili první chybu: buňky byly špatně naformátovány -ačkoliv se jednalo o čísla, buňky byly formátovány jako text. Pro nový Excel to však neznamenalo žádný problém. Stačilo jedno kliknutí a o 50 milisekund později bylo vše v pořádku. V předchozí verzi bylo nutné převést každou buňku zvlášť. Pokaždé když se Excelu něco znelíbí, ukáže na toto místo malou zelenou šipku (viz obrázek). Vylepšena je i změna velikosti buňky v Excelu, kdy je vše zobrazeno hezky graficky. Velké tabulky jsou tak více přehledné a snadno čitelné.

Lepší práce se vzorci

Jak dlouho počítali pracovníci Deutsche Bank v Excelu všechny obnosy, to bohužel nevíme, ale s novou verzí 2007 by jim to šlo určitě daleko rychleji. Jednotlivé vzorce jsou totiž roztříděny podle tematických okruhů (například finance), podle matematických a logaritmických funkcí nebo podle data a času, což ve srovnání s Excelem 2003 umožňuje daleko jednodušší vyhledávání. Aby tabulky nevypadaly tak suchopárně, aplikujeme na ně „moderní vzhled“. Vhodně nastavit tabulku šlo samozřejmě i ve starších verzích Excelu, ale to mohlo trvat i několik minut. V nové verzi vám postačí opět jedno kliknutí - jsou připraveny i některé motivy, které samy obarví tabulku. Také počet typů grafů se dále zvýšil. Nyní je k dispozici více než 70 různých variant grafů, každý si tedy může vybrat tu nejvhodnější. Navíc je k dispozici knihovna stylů, která vám (opět jedním kliknutím) promění nudný graf v designově dokonalé dílo. Výhody nového rozhraní se týkají především tabulkových výpočtů. Práce je nyní rychlejší a jednodušší než dříve. Automatické rozpoznání chyb, přehledné funkce pro vzorce a nové uspořádání grafů pomohou i začátečníkovi vytvořit profesionální tabulku.

Powerpoint

Powerpoint se stal synonymem pro jednotvárnou prezentaci. Tu má v celé řadě případů na svědomí osoba, která prezentaci předvádí, ale často je také na vině složitost a nepohodlné ovládání Powerpointu. Ne že by v Powerpointu nebylo možné vytvořit zajímavou prezentaci, většina uživatelů však používá nudný standardní layout. I možnosti staršího Powerpointu jsou na vysoké úrovni, ale uživatelé buď nevědí, jak připravit zajímavou prezentaci, nebo se jim nechce připravovat prezentaci několik hodin. Prezentace by měla být krátká a výstižná, ale čas od času se může objevit uvolněnější či humorný element. Naše testovací prezentace proto obsahuje vedle normálního textu i obrázky, grafy, grafické doplňky a animace.

Prezentace s nadhledem

Začátek vypadá snadno, neboť Microsoft nyní nabízí pro všechny, kdo neholdují starému layoutu, mnohem modernější a užitečnější design. V naší prezentaci volíme design „Corporate“ a začínáme s textem. Mnoho funkcí již známe z jiných programů balíku Office 2007 - např. změna formátu textu v reálném čase se provádí stejně jako ve Wordu. Poté, co jsme vytvořili základní text, se budeme věnovat grafickému zpracování. Velmi praktickou novinkou je například to, že všechny texty lze „usadit“ jediným kliknutím. Grafy lze stejně jako v předchozí verzi importovat přímo z Excelu. Aby naše prezentace nepůsobila tak nudně, vylepšíme ji několika grafickými úpravami. Co vypadá složitě, je v praxi velice jednoduché. Bez problémů vložíte do prezentace video, což byl v předchozí verzi problém. Speciální „posuvník“ vám v reálném čase ukáže, jak bude prezentace vypadat třeba na fólii. Díky tomu nemusíte celou prezentaci spouštět ani přenášet na fólii, abyste viděli výsledný efekt. S programem Powerpoint 2007 si můžete konečně snadno a rychle vytvořit profesionální prezentaci, aniž byste předtím museli absolvovat dvoutýdenní školení. A kdo odedneška odevzdá nudnou prezentaci, už to nebude moci svádět na složitosti Powerpointu! Všechno funguje bezchybně a výsledek je dokonalý. Máme jen jedinou připomínku - ve finální verzi by měl být program rychlejší.

Outlook

V nové verzi programu Outlook sází Microsoft hlavně na zjednodušenou spolupráci mezi firemními úseky. Nové funkce pomáhají při vytváření termínů, úkolů či organizaci mailů.
Outlook 2007 umí ještě lépe zablokovat a smazat nevyžádanou poštu (spam), vkládá kontakty a má na starosti agendu jednání. To vše musí zvládat bezchybně a bez zaváhání.
Při testování jsme napojili program na vlastní „Exchange-Server“. Organizace emailů probíhala dosud přes podsložky. Kdo chce, může nyní využít novinky od Microsoftu: Všechny zprávy jsou v jedné složce, ale s různým označením. Příchozí e-mail od administrátora firmy je označen zeleně, od šéfa modře. V praxi to funguje dobře, ale ne se starými e-maily. Outlook však nabízí řešení - pokročilou vyhledávací funkci. Zadáte jen odpovídající text a program ihned zobrazí maily, které splňují požadavky. Podle Microsoftu by mělo vyhledávání trvat zlomek sekundy, to však nemůžeme zcela potvrdit. Přestože je vyhledávání daleko rychlejší než v předchozí verzi, stále trvá několik sekund. Než Microsoft vydá finální verzi, má v této oblasti ještě hodně co dohánět. To ostatně platí pro všechny programy z balíku - jsou pomalejší, než by mohly být.

Pryč se spamem

Aby se uživatel nemusel zdlouhavě probírat všemi nevyžádanými e-maily, dodává Microsoft nový spamový filtr. Díky nové technologii by měl tento filtr zachytit všechny nechtěné reklamní zprávy. Náš test prokázal, že v současné verzi nepracuje ochrana proti spamu lépe než v Outlooku 2003. Zde by měl tedy Microsoft rovněž ještě zapracovat.
Důmyslnou inovací, která už je funkční, je lišta úloh. Zatímco dříve bylo nutné zdlouhavě měnit náhled, teď ukáže program všechny důležité úlohy a termíny.
Outlook 2007 pomáhá nejen s připomínkami, ale i s pozvánkami. Kdo je již napojen na Exchange Server 12, může si od Outlooku nechat navrhnout termíny, které mají volné všichni účastníci schůzky, a rezervovat odpovídající konferenční místnost.
Pro firmy je tedy nová verze Outlooku obzvláště zajímavá. Usnadňuje práci a komunikaci v pracovním týmu. Užitečná „To-do“ lišta udržuje automaticky Outlook v aktuálním stavu. Kdo chce využít funkci pro sjednávání termínů, bude ovšem ve firmě potřebovat Exchange Server verze 12. Pouze tímto způsobem lze ušetřit čas. Finální verzi slibuje Microsoft zdokonalit vylepšenou ochranou proti spamům.

SHRNUTO:

Nový Office 2007 se vyplatí - kancelářské aplikace jsou rychlejší, jednodušší, zkrátka lepší. Nové prostředí a promyšlený koncept jednotlivých komponent vás rozhodně přesvědčí. Většinu funkcí lze nyní vyvolat jedním či dvěma kliknutími, odpadá tedy otravné hledání v nejrůznějších menu. Inovace postihly i produkty jako Word či Excel. Menší rychlost balíku je v beta fázi testování běžnou záležitostí. Nevýhodou balíku je vysoká cena, která však nikdy nebyla lidová. U výhodné verze „Home and Student“ zaplatí uživatel kolem 120 eur.

OFFICE 2007 BETA ZA REGISTRACI

Microsoft nabízí na svém webu Office 2007 beta verzi zdarma k vyzkoušení. Je potřeba se však zaregistrovat a stáhnout více než 440 MB. Protože stažení z Microsoftu není právě nejrychlejší a mnozí z vás mají kvůli FUP omezený „traffic“, instalaci vám přinášíme na Chip DVD. Jak tedy postupovat?
1 Otevřete si stránku www.microsoft.com/office/preview/beta/getthebeta.mspx a klikněte na „Download the Beta Now“.
2 V dalším okně budete dotázáni na zemi původu. Zvolte Czech Republic.
3 V třetím kroku je nutné přihlásit se k Microsoftu. Pokud již účet máte, stačí zadat e-mailovou adresu a heslo. Pokud ne, klikněte na „Sign up now“. Spustí se jednoduchý průvodce, který bude chtít vědět několik údajů o vás.
4 Po přihlášení budete znovu dotázáni na e-mail, který jste zadali v registraci, a na jazyk, ve kterém chcete instalaci Office stáhnout. Zvolte English.
5 Na další straně si už zvolíte, který program chcete stáhnout. Vyberte „Microsoft® Office Professional Plus 2007“ a klikněte na „Submit“.
6 Zobrazí se sériové číslo, které potřebujete k instalaci a které vám také přijde na uvedenou e-mailovou adresu. Pak stačí spustit soubor OPPLUS-EN. EXE z Chip DVD a začít instalovat.
Upozornění: Instalace se bát nemusíte - Office se nainstaluje vedle vaší současné verze, která zůstane netknuta. To ovšem neplatí o Outlooku - zde je nutné si vybrat, zda půjdete do rizika, nebo zda zůstanete u své ověřené verze.

KRÁTCE: OFFICE 2007

Nové funkce
Všechny verze:
Nové prostředí a zdokonalené ovládání
Úspornější formáty
Export do PDF
Word 2007
Nové funkce pro obrázky a grafy
Vylepšené vyhledávání
Větší zabezpečení díky průvodci
Úsporný DOCX formát
Excel 2007
Více grafů
Grafické znázornění čísel uvnitř buněk
Přehlednější vzorce
Automatická oprava chyb
Powerpoint 2007
Nové šablony a grafy
Nové layouty upravené podle tématu
Text na křivce
Knihovna vzhledů
Outlook 2007
To-do lišta, ukazující důležité informace
Zlepšená ochrana před spamem
Vyhledávání mailů v reálném čase
Automatické plánování schůzek

FRONTPAGE

Prozatím není jasné, zda nový Frontpage bude součástí balíku Office, nebo zda se bude jednat o samostatně prodávanou aplikaci. Zatím však Microsoft pracuje na nástupci tohoto neúspěšného HTML editoru. Inovací programu má být především možnost vytvářet CSS layouty, které by byly kompatibilní se standardem XHTML 1.0. Touto změnou reaguje Microsoft na kritiku předchozí verze. Starší Frontapage bylo sice jednoduché ovládat, ale vygenerovaný kód se ani zdaleka neblížil profesionálním nárokům. Změnit by se měl i název, prozatím Microsoft používá označení „Expression Web Designer“. Trial verzi samozřejmě naleznete na Chip DVD. Další informace o produktu hledejte nejlépe přímo u zdroje: www.microsoft.com/products/expression.

• Téma - Vyplatí se přestoupit? (1.14 MB) - Staženo 1014x