Nový Office 2010

Nová verze kancelářského balíku je zde. Ukážeme vám, co přináší zajímavého a na jaké problémy můžete narazit při přestupu.
VRATISLAV KLEGA

Kancelářský balík Microsoft Office je náš starý známý. Většina z nás jej používá řadu let a jen málokdo si bez něj dokáže představit práci s počítačem. Neexistuje snad nikdo, kdo by se s některým produktem z balíku Office nesetkal. Již řadu let dobře plní svou úlohu. Každá verze přináší něco nového a uživatelé se postupem času učí nové funkce používat. Poslední verze měla označení 2007 a na trh přišla v roce 2006. Nyní, o čtyři roky později, je tu verze 2010. Vyplatí se přestoupit na novou verzi? Ukážeme vám, co nového nabízí Word, Excel, PowerPoint a Outlook, a také vám řekneme, jaké problémy mohou nastat, pokud se rozhodnete "kancelář" vyměnit.
Tentokrát se instalace Office 2010 na Chip DVD nevešla, ale pravidelní čtenáři mohou sáhnout po DVD z minulého měsíce, na kterém se nachází 30denní trial verze balíku.

Instalace: Malé problémy a zbytečná otrava

Je to už prakticky rok, co jsme začali používat první beta verzi Office 2010. Tehdy jsme balíku příliš nevěřili, takže jsme jej nainstalovali vedle českého Office 2007. Jistě, není to právě vhodné řešení, ale nikdo nemohl vědět, zda bude beta verze dobře fungovat. Téměř rok však běžela na našem testovacím počítači vedle české verze 2007 bez jediného problému. Teoreticky tedy můžete verzi 2010 nainstalovat vedle starého Office, z praktického hlediska to nicméně nedoporučujeme. Obě kanceláře by zbytečně zabíraly místo na disku.
Při instalaci finální verze jsme tedy odinstalovali všechny předchozí verze Office a pustili jsme se do instalace verze 2010. Od Microsoftu jsme dostali testovací sadu Microsoft Office Professional. Ta existuje ve 32- i 64bitové verzi. Rozhodli jsme se vyzkoušet 64bitovou verzi aplikace. Instalační balík byl v angličtině a teprve přes něj se měla dohrát čeština, kterou Microsoft dodal na zvláštním USB flash disku. Dodaná čeština však fungovala jen pro 32bitovou verzi, takže nás čekalo odinstalování 64bitové verze a instalace 32bitové verze. Škoda.
Vyplatí se vůbec 64bitový Office? Nejspíš ne. Microsoft upozorňuje, že 64bitová verze nebude podporovat plug-iny jiných výrobců (které jsou navrženy pro 32bitové verze), na problémy narazíte s Visual Basicem (VBA) a může k nim také dojít u aplikací, které komunikují s jednotlivými moduly Office – třeba synchronizace kontaktů vašeho telefonu s Outlookem nemusí fungovat správně.
Na druhou stranu, pokud nic z toho nepoužíváte a máte 64bitový systém, je zbytečné, aby Office běžel v emulovaném 32bitovém rozhraní, když může nativně běžet jako 64bitový.

Komponenty: Web Apps pro práci v síti a nový vzhled

Kdo přestupuje z verze 2007, ten se okamžitě zorientuje. Vzhled menu je velmi podobný. Kdo ale používal verzi 2003 nebo nějakou starší, ten bude několik dnů tápat, než si zvykne na vzhled menu, kterému v Microsoftu říkají Ribbon. I nám přišel s příchodem verze 2007 nepřehledný a spoustu věcí jsme museli hledat, jakmile jsme si však na tento design zvykli, už nechceme nic jiného. Naprostá většina funkcí je dostupná na dvě kliknutí, přičemž nejčastěji používané nástroje mají velká tlačítka, takže je okamžitě vidíte.
Přiřazení barev k aplikacím není nyní spojeno jen s ikonou zástupce, ale na odpovídající barvy narazíte i v menu "Soubor" v horní liště. Pro Excel je to barva zelená, pro Word barva modrá a pro PowerPoint hnědá. Celé menu Ribbon si nyní můžete také upravovat podle svých představ. Stačí do něj kliknout pravým tlačítkem myši a zvolit "Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup".
Kdo si nemůže na nové menu zvyknout, může využít emulátory různých výrobců, které nastavují menu do stejného stavu, jako bylo ve starých verzích Office. Jedním z těch lepších je UBitMenu, program však stojí kolem 10 eur, navíc to podle nás stejně není řešení. Když věnujete chvíli tomu, abyste nové menu prohledali a zjistili, kde je která položka, brzy si na něj zvyknete.
Nové je také menu "Soubor". Pokud na něj kliknete, nezobrazí se jen sloupec s nabídkami, ale přejdete na zcela novou stránku, která zakryje celý obsah, na kterém pracujete. Má to výhodu především v přehlednosti. Tam, kde dříve vyjížděly různé nabídky a museli jste se strefovat do malých nápisů, jsou dnes velké ikony a podrobný popis toho, co daná funkce vlastně dělá. Všechno je mnohem jednodušší a přehlednější. Velkou pochvalu si zaslouží nastavení tisku. Vše nyní nastavíte na jedné stránce a díky náhledu přesně vidíte, jak bude dokument po vytištění vypadat.
Velmi užitečnou novinkou jsou Web Apps: on-line varianta Office. Tento webový nástroj umožňuje týmovou práci. Co to znamená? Více uživatelů na více počítačích může paralelně pracovat na dokumentech. Ty jsou uložené na disku SkyDrive, což je bezplatné úložiště Microsoftu. Pro používání cloud Office vám přitom stačí jen Live-ID, které získáte na www.live.com. Více se o Web Apps dočtete v samostatném boxu.

Word: Přehlednější dokument díky formátování

Zpracování velkého dokumentu s mnoha stranami nebylo ve Wordu nikdy příliš snadné. Hlavně proto, že nebylo jednoduché udržet přehlednost takového textu. Microsoft na přehlednosti zapracoval, takže třeba vyhledávání v textu je nyní mnohem jednodušší. Stisknete-li klávesovou zkratku [Ctrl]+[F], již nevyskočí okno pro vyhledávání, ale zobrazí se nový panel. Do něj zadáte slovo, které chcete najít. V okně s touto navigací se pak zobrazí všechny výskyty slova v dokumentu – v kontextu s okolním textem, takže jedním pohledem bez dalšího klikání vidíte, v jaké souvislosti se vyhledaná fráze nachází. V dokumentu se pak nalezené fráze podbarví, takže okamžitě vidíte všechny výskyty. Oproti starému "přeskakování" po jednotlivých slovech je to opravdu pokrok. Navíc zadaná fráze se nevyhledává jen v textu, ale také v tabulkách, vzorcích nebo poznámkách.
Ačkoliv se v Office jedná o novinku, tento způsob vyhledávání již dlouho funguje u čteček PDF dokumentů. Důležité však je, že nyní funguje tato funkce také zde.
Výhody tohoto vyhledávání se projeví i u extrémně dlouhých dokumentů. Výsledky vyhledávání je totiž možné v okně navigace zobrazit také jako miniatury stránek. Po zadání hledaného výrazu se tedy zobrazí jen ty stránky, které výraz obsahují. Je to velmi přehledné. Vylepšena byla také funkce pro nahrazení. Obsahuje-li text obrázky, grafiku nebo tabulky, po nahrazení pro ně bude nalezena vhodná pozice, aby nedošlo k posunu oproti originálnímu postavení, tak jako to uměly předchozí verze.
Také hračičkové si ve Wordu 2010 přijdou na své. Nechybí nové efekty u grafiky a fotografií. Nová je podpora 3D efektů, zrcadlení, orámování a jiné grafické efekty.
Přibyly také funkce pro zvýraznění textu. Pouhým vybráním vhodného stylu můžete vypíchnout část textu na stránce, přidat odstavci rámeček nebo v něm upravit barvu pozadí.
Zlepšena byla i funkce, která dokáže obnovit dokument při pádu aplikace. Jde třeba o případy, kdy si omylem restartujete počítač nebo dojde k výpadku elektřiny. Starý Office obnovil dokument do stavu, kdy jej naposledy uložil. Nová verze nabídne více – nemusíte se vrátit jen do posledního uloženého stavu, ale také do některé ze starších verzí, která byla uložena třeba 30 minut před pádem. Přesto je ve výchozím nastavení stále čas pro ukládání zbytečně dlouhých 10 minut. Doporučujeme zkrátit čas pro ukládání na 1 minutu. To uděláte volbou "Soubor | Možnosti | Uložit".

Excel: Dynamické tabulky pro rychlejší analýzu

Tabulkový procesor Excel přináší novou praktickou funkci, která do jediné buňky Excelu zakreslí průběh hodnot tabulky. Anglicky se funkce nazývá "Sparklines", český Microsoft zvolil název "Minigraf". K čemu je funkce dobrá? Máte-li v tabulce množství hodnot, stačí přidat Minigraf, a okamžitě vidíte, kde jsou největší hodnoty, jaký je trend vývoje, a rychle můžete srovnat více dat mezi sebou. Stačí přitom jedno kliknutí bez složitého přidávání grafu. Minigraf nemusí být jen spojnicí hodnot, ale také může zobrazovat vzestupy a poklesy – v tomto případě na grafu rychle uvidíte, zda v průběhu hodnot docházelo k růstu či poklesu. Minigraf je možné lehce zkopírovat a vložit také do textu ve Wordu nebo do prezentace v PowerPointu. Minigrafy ale v žádném případě nenahrazují skutečné grafy a používat by se opravdu měly jen pro zpřehlednění množství čísel. Vytvořený minigraf totiž nemá popsané osy, což je nepřesné a někdy zavádějící.
Excel potěší také uživatele, kteří pracují s obrovskými sešity a listy. Obzvláště 64bitová verze Excelu může nabídnout tak obrovský sešit, který nemá šanci nikdo využít. Nebo si dokážete představit, kolik dat by obsahoval sešit třeba o velikost 5 GB?
Vylepšeny byly i kontingenční tabulky. V kontingenční tabulce nyní najdete funkci Průřez, což je pokročilé filtrování dat v tabulce. Je možné zvolit nějaký pivot a podle něj data srovnat nebo vyfiltrovat.
Podle Microsoftu byly vylepšeny a zpřesněny matematické výpočty. Excel 2010 už neobsahuje chybu, kterou trpěly nezáplatované verze Excelu 2007, které špatně zobrazily číslo po matematické operaci, jejíž výsledek byl 65535 (například 850*77,1).

Outlook: Akce v kalendáři

Outlook je důležitým nástrojem v každé moderní kanceláři. Už dávno nejde jen o e-mailového klienta, ale spíše o komunikační centrum. Práce s e-maily samozřejmě zůstává, ale Outlook se také stará o kontakty, organizuje čas a spravuje úkoly. Díky novému Outlooku bude práce ještě efektivnější. Konečně také Outlook 2010 dostal design Ribbon, tak jako všechny ostatní aplikace Office. Verze 2007 ještě používala standardní menu, u verze 2010 se tedy připravte na velké změny v ovládání.
Rychlejší je práce s e-maily. Všechny příchozí e-maily jsou analyzovány a Outlook k nim automaticky hledá související zprávy. Jedná se o konverzaci – tedy e-mail, na který jste už několikrát odpovídali? Outlook e-maily sesype dohromady a více zpráv se zobrazí jako jedna. Tím jsou e-maily mnohem přehlednější. U nového e-mailu zase Outlook vyhledá poslední konverzaci s danou osobou, takže okamžitě vidíte, o čem jste se bavili naposledy a kdy to bylo.
Praktická je také část menu "Rychlé kroky". Zde si můžete přidat jakoukoliv akci, kterou s e-maily většinou děláte, tato akce pak bude dostupná na jedno kliknutí.
Vylepšen byl i kalendář, jeden z nejpoužívanějších nástrojů Outlooku. Mnohem jednodušší bude nyní plánování schůzek, protože v režimu časového plánu zobrazíte svůj kalendář, ale i sdílené kalendáře ostatních uživatelů. Jedním pohledem tak zjistíte, kdy máte všichni volno a na jaký čas je možné schůzku naplánovat. Kromě toho je možné upravovat časy nabídnutých schůzek, což starší verze neměly. Do kalendáře si nyní kromě událostí můžete nechat zobrazovat úkoly.

PowerPoint: Multimediální obsah v prezentacích

Prezentační nástroj PowerPoint se zřetelně zlepšil v podpoře multimédií uvnitř samotné prezentace. Pokud do prezentace přidáte video, okamžitě si jej můžete přehrát, nastavit jeho začátek a konec a upravit jeho hlasitost. Dokonce nechybí ani jednoduchá střihová funkce, se kterou připravíte video přesně tak, jak požadujete. Hloupé ovšem je, že odstřihnout je možné jen začátek a konec filmu, není možné vystřihnout střed filmu. Tento problém je samozřejmě možné obejít pomocí rozdělení na více filmů, jistě by to však bylo možné vyřešit jednodušeji. Nemusíte přitom vkládat jen vlastní video, které máte uložené na disku v počítači, ale můžete přidávat i videa ze serverů, stačí zadat přesný odkaz na video, které chcete z internetu přidat. Nevýhodou je, že tato videa není možné nijak upravovat ani stříhat, video je možné jen v nezměněné formě přehrát.
Videa přímo v prezentaci PowerPointu
Vylepšeny byly i možnosti exportu. Prezentaci je možné exportovat do formátu Windows Media Video (WMV), bohužel chybí podpora Full HD, nejvyšší rozlišení můžete zvolit 960 × 720 bodů, což je málo. Celou prezentaci je možné také vypálit na CD/DVD. V tom případě se na disk uloží veškerý obsah, který je pro prezentaci potřeba, tedy multimédia, písma, ale také PowerPoint Viewer, díky kterému lze prezentaci spustit i bez nainstalovaného PowerPointu.
Na své si přijdou i ti, kteří milují prezentace plné přechodových efektů, animací a poskakujících prvků. PowerPoint je zkrátka více multimediální.

OneNote: Poznámky i v kanceláři

Když se řekne Office, většina uživatelů si vzpomene na čtyři zmíněné aplikace. Jen málokdo jmenuje také OneNote, přitom tento nástroj je součástí všech verzí 2010, nejen tedy verze Pro studenty a domácnosti jako u verze 2007, ale také všech verzí určených pro firemní nasazení. To ukazuje, že Microsoft to myslí s OneNote vážně a psaní poznámek mohou využívat i lidé v kanceláři.
Nová verze zlepšila spolupráci s ostatními programy z balíku. Lze tedy propojovat poznámky z různých typů dokumentů, a dokonce je možné poznámky sdílet pomocí Web Apps, což je velmi praktické.
OneNote se skvěle hodí pro širokoúhlé displeje. Program totiž ukotvíte na ploše, takže poznámky vidíte i při surfování po internetu nebo při práci s jinými programy. V poznámce nyní nemusí být jen text, ale také grafika, screenshot okna nebo fotografie. Je škoda, že grafiku není možné příliš upravovat.

Publisher: Word pro kreativce

Aplikace Publisher je známá ještě méně, a nejspíš právem. Microsoft ji prodává jen k nejdražším sadám. Publisher slouží pro přípravu brožur nebo letáků. Na první pohled vypadá dosti podobně jako Word, navíc je přidána podpora pro sazbu. To znamená, že ke každému objektu se vám zobrazují vodítka, abyste přesně viděli jeho umístění, skvělá je podpora zarovnání a Publisher podporuje také úpravy OpenType písem.
Podpora grafiky je překvapivě špatná, třeba není možné vkládat vektorové objekty SmartArt, které podporuje Word i Excel. Proč tedy nejsou v Publisheru, který by je dokonale využil? Práce s obrázky je ale na výborné úrovni. V nové verzi bylo vylepšeno zaměnění dvou obrázků, které je nyní velmi jednoduché, a někdy se může hodit nakreslení prázdného dokumentu, kdy místo obrázků použijete zástupné symboly. Připravíte rozmístění rámců o přesné velikosti a až později je doplníte obrázky.

Přestoupit?

Office 2010 se povedl. Pracuje se s ním příjemně, jednoduše, nabídne vše, co může náročný uživatel potřebovat. Oproti verzi 2007 najdete jen málo změn, v tomto případě by se přestup nevyplatil, pokud však používáte starší Office, verze 2010 vám ulehčí a zrychlí práci.
VRATISLAV.KLEGA@CHIP.CZ


Excel
Lepší přehled
Nová verze obsahuje dynamické tabulky, díky nimž je možné data řadit ve více dimenzích

Outlook
Rychlejší práce
Nový nástroj "Rychlé kroky" pomůže se zpracováním e-mailu na jedno kliknutí. Filtry se postarají o lepší přehlednost.

Word
Jednoduchá struktura
Formátování textu zajistí jeho lepší přehlednost, vyhledávání je také mnohem více intuitivnější a přehlednější.

PowerPoint
Více multimédií
Prezentace nyní může obsahovat videa, a to i webová videa. Přibylo také prezentačních efektů.


Pět otázek k přestupu
1 Mohu vedle sebe používat starší verzi Office a 2010?
Pokud k tomu máte dobrý důvod, tak to možné je. Jinak doporučujeme starší verzi odinstalovat.
2 Fungují všechny klávesové zkratky tak jako v předchozích verzích?
Velká část klávesových zkratek funguje stále stejně. Spíše přibyly nové, jejichž seznam najdete v nápovědě, případně na webové stránce http://bit.ly/cCkVCu.
3 Mohu používat doplňky a makra ze starších verzí Office?
Pokud makro nebo plug-in funguje v Office 2007, bude fungovat i ve verzi 2010. V případě starších verzí nemusí fungovat vše, ale většina maker a doplňků fungovat bude.
4 Na jaké problémy narazím při upgradu?
Šablony pro PowerPoint z verzí 2003 a starších sice budou fungovat, bude možné je importovat, ale nebude možné využít všech funkcí, které verze 2010 nabízí.
5 Poradí si Word se soubory vytvořenými v OpenOffice?
Pokud dostanete dokument ve formátu ODT, který byl vytvořen třeba ve zmíněných OpenOffice, bez problémů jej Word otevře, aniž byste museli instalovat nějaký další nástroj.


OFFICE ZDARMA A ON-LINE: WEB APPS
Webové aplikace nejsou ničím nové, přesto řešení od Microsoftu patří k nejlepším. Hlavně díky plné kompatibilitě s instalovanou verzí.

Microsoft díky Web Apps postavil most mezi vaším počítačem a internetem. Dokumenty Wordu, Excelu, prezentace PowerPointu nebo poznámky OneNote můžete otevírat na svém počítači, kde máte nainstalovaný Office, ale také na jakémkoliv jiném počítači, který má přístup k internetu. Navíc velice snadno nasdílíte dokumenty třeba vašemu kolegovi – stačí poslat jednoduchý odkaz. Na tomto dokumentu pak můžete pracovat oba dva. Pro používání vám stačí pouze Windows Live ID, které je zdarma a které získáte po registraci na www.live.com.
JAK SE POUŽÍVÁ
Přihlaste se na stránce www.live.com a v horním menu klikněte na tlačítko "Office ". Přímo můžete vytvářet dokument v některé ze čtyř zmíněných aplikací, nebo sem můžete nahrát již hotové dokumenty. Můžete je nahrát i komfortně pomocí SkyDrive. Jak se to dělá, to jsme popsali v minulém Chipu na straně 124. Má-li s dokumentem pracovat i někdo jiný, stačí mu poslat odkaz.


Foto: Praktické, ale zrádné: Minigrafy vám pomohou se zpřehledněním hodnot, ale pozor: neobsahují osy ani měřítko.
Foto: Měřítko tisku: Už žádné zmenšování sloupců v Excelu. Jednoduše zvolíte, že list chcete vytisknout na jednu stránku, a Excel se postará o vše ostatní.
Foto: Zvýraznění textu: Word nabízí celou řadu efektů, které oživí text.